管理職こそ使うべき！スケジュール・タスク管理にiPad Airと有料カレンダーアプリを使う計６つのメリット

iPad Airで手帳を電子化！

教務主任として１年目の今年度。

「この仕事も教務主任なの！？」

「教育委員会からこの文書の提出催促をされたけど、どう作るの！？」

と、なかなか仕事の見通しをもてない日々でした。

しかし、２学期からiPad AirとカレンダーアプリFantastical 3を使い

業務遂行が劇的に速くなりました！

本記事では、教務主任によるiPad AirとFantastical 3の活用法について御紹介します。

教務主任だけでなく、教頭、校長の立場としても効果があると思います。

学校の中で最も忙しい管理職の先生方のお役に立てばうれしいです。

教務主任は予定・タスク管理をたくさん書き込む

教務主任の業務の一定の割合を占める業務があります。（本校だけ？）

それは、学校全体のスケジュール・タスク管理。

校長、教頭、教務主任は、日々、国や県、市からの膨大な文書を受け取ります。

その文書で通知される出張内容や日時、提出物の期日、担当者などを

全部手帳に手書きで書き写していましたが、これが大変！！

私は速く書くことが苦手でして、この書き写しに多くの時間をとられていました。

iPad AirにFantastical 3をインストールしてみる

そこで、思い切って電子上でスケジュールとタスクを管理しようと試みました。

私が購入したものは以下の３つ。

①iPad Air（第5世代）　定価92,800円

②iPad Air（第5世代）用Smart Keyboard Folio　定価27,800円

③カレンダーアプリFantastical 3　年間4,300円

例年使っている手帳は数千円のものでしたから、

出費としては今までの１０倍以上です・・・痛い・・・

痛い思いをしてでも、なぜこれらを購入するに至ったのか？

そのメリットを以下に御紹介します。

iPad Airのメリット①起動が速い

まず、そもそも端末を何にするか悩みました。

Surfaceもいいなあ・・・他の高性能モバイルPCも捨てがたい・・・

でも、目的に立ち返って考えると、何より大事なのは、

画面表示の速さ

紙の手帳となるべく近い使用感にするためには、

手帳をさっと開くが如く、すばやくアプリにたどり着くことが必要です。

iPad Airなら、指紋認証機能があるので、

トップボタンを押すだけでセキュリティ解除と画面表示がすばやく行われます。

iPad無印やminiは指紋認証機能がありませんし、iPad Proは値段が高すぎます。

手帳を開くのと同じような感覚ですぐアプリを見られ、ストレスがありません。

iPad Airのメリット②ウィジェットで常に閲覧可能

iPad Airのホーム画面上には、常にFantastical 3のウィジェットを表示できます。

これにより、次のスケジュールやタスクがいつでも目に入るようになり、

スケジュールやタスク漏れのリスクがぐんと減ります。

ウィジェットの種類はいくつか選べるので、お好みで表示させるとよいと思います。

私は、下のように、月表示とタスクが並列しているタイプのものを使用しています。

iPad Airのその他のメリット

その他にも、こんなメリットがあります。

他のアプリも仕事に活用できる！（Microsoft各アプリ、Zoom、カメラなど）

軽い！（本体462g＋キーボード293g＝755g）※分厚い手帳とそんなに変わらないかも？

Fantastical 3のメリット①繰り返しの予定を一括反映

学校は１週間の流れ（時間割、朝の活動、職集など）がほぼ同じで、それを年間繰り返します。

手帳時代は、それらを手書きでいちいち書き込んでいましたが、

Fantastical 3はそのような予定を一括で年間に反映させることができるので、

iPad Airが手帳としてすぐ使える状態になりました。

４・５月に地獄の忙しさを抱える管理職にとって、これは大きなメリット！

もちろん、「この週だけは職集がない」という変則的な週がある場合は、

その日の職集だけを削除することができます。

Fantastical 3のメリット②週予定が見やすい

先述のように、学校は１週間の流れがほぼ同じなので、週単位で予定を確認することが多いです。

Fantastical 3は、表示する時刻を何時から何時までと決めることができ、

そうすることで、画面に無駄なスペースががなくなります。

例えば、私は８：００～１７：００と設定しています。

Fantastical 3のメリット③予定を色分けできる

自分の場合は、「自分に関わるもの」は黄色、「それ以外」は赤の２種類だけで使っています。

もちろん２種類以上の色を使い分けたい人は、それも可能！

Fantastical 3のメリット④タスクを表示できる

タスクを入力した場合、□表示になるので、予定と見分けがついて分かりやすいです。

自分はスケジュールの中にタスクも入れる派なので使いやすいですが、

スケジュールとタスクの管理の仕方は好みがあるかもしれませんね。

Fantastical 3のその他のメリット

その他にも、こんなメリットがあります。

日、週、月表示を自由に切り替えできる！

スマホ（iPhone）にもアプリを入れて同期すればスマホでも見られる！

週表示の左の月表示をスワイプすれば、先々のカレンダーをすぐに見られる！

あと私としては、手書きよりもタイプ入力の方が早いので、

単純にキーボード入力のメリットを享受することができています。

iPad Airで満足！さらなる方法を模索中

もしかするともっと私の知らない機能があるかもしれませんし、

他の有能なアプリがあるのかもしれません。

少なくとも、いろいろ調べた中で、

私が求める機能を全て兼ね備えていたのが、このFantastical 3でした。

そして、iPad Airへのタイプ入力にしたことで単純な速さが上がりました。

正直、お金は使いますが、効率化のための、そして我が身を守るための手段として、

私は非常に満足しています。

iPad AirもFantastical 3も調べればたくさん情報があるかと思いますので、

興味をもった方はぜひ！