本校では、毎朝の教職員の情報共有手段である「日報」を
電子化することにしました。
本記事では、その実践内容を述べたいと思います。
従来の紙での日報の問題点３つ
従来の紙での日報による情報共有は、以下の手順で行われていました。
①各学年や分掌担当が、その日に周知したい情報を前日１７：００までに所定のファイルに入力する。
②教務主任が当日朝にそのファイルを印刷して先生方の机上に配付する。
③印刷までに入力が間に合わなかった情報がある場合、独自に紙で掲示して周知する。
これがめんどくさい！
紙の日報による情報共有の問題点は以下の３つです。
| ①教務主任の印刷の手間、時間、費用がかかる。 |
| ②印刷に間に合わなかった紙が掲示板を埋め尽くす。 |
| ③情報入力から公開までのタイムラグがある。 |
①については、教務主任の私は正直ストレスでした・・・
印刷から配付までにかかる時間はおよそ５分程度です。
たかが５分、されど５分。
月２０日勤務の場合、積み重なれば１時間４０分かかることになります。
②については、担当者の手間の問題と、それが履歴に残らないという問題ですね。
事前に入力したファイルは、後々各自が見返すことができます。
「この時期に、この連絡をしていたんだな」
という記録として引き継ぎにも有効です。
③については、せっかく事前に入力しても、それを知るのは当日の朝・・・
もっとリアルタイムで周知されるべきでは？
それが私の問題意識でした。
紙の日報を電子化！
先述の問題を全て解決できるのが、日報の電子化！
具体的には、
Microsoft Teamsにいくつかのチャネルを設定し、
情報の内容に応じて、各担当が、好きなタイミングで投稿することに！
もちろん、あまりにも直近のことを周知しても、
「今から対応なんて間に合わないよ！」
となってしまいますので、余裕をもって周知する約束です。
電子化する際の注意点
ありがたいことに、日報に関わる教務主任の仕事がなくなりました！
今では、先生方は大分Teamsを見る習慣が身に付いています。
しかし、この電子化には超えなければならないハードルがありました。
それは、市費職員への配慮です。
我々教職員は、厳密には県費職員です。
一方、支援員と呼ばれる職員などは、市費職員です。
県費職員にはMicrosoftアカウントを付与されているのでTeamsを使えますが、
市費職員はMicrosoftアカウントを付与されていないのでTeamsを使えません。
そこで、市費職員もTeamsを使えるようにするために、以下の２つを行いました。
①アカウントを用意する。
②デバイスを用意する。
教育委員会に意図と効果を説明して許可を得ることができ、
①も②も学校予算で入手することができました。
このハードルをクリアできたからこそ、
県費、市費に関わらず全ての教職員が
パソコン上で情報共有を行うことができています。
多様な立場の職員が混在する学校だからこそ、
このような配慮をすることで、
働き方改革が進んでいくのではないかと思います。
まだの学校はぜひ御検討を！
コメント