本校では、学校だよりと学年だよりを合体させて、一元化を図ることにしました。
正確には、学校だよりに載せている月行事予定と、
学年だよりに載せている学年の月行事予定を一元化しました。
月行事予定を学校だよりと学年だより別々に載せる問題点
「なんでそこだけを一元化するの？」
と、やる意味に疑問を持つ方もいるかもしれません。
従来通りの、学校だよりと学年だより別々に載せると、以下の問題が生じます。
| 月行事予定の記載漏れ |
「え？そんなこと、管理職がしっかり事前に確認すれば良いよね？」
おっしゃるとおりです・・・
しかし、日々無数の文書の確認を行う管理職にとって、
１～６年生の学年だよりの整合性を確実に担保することは容易ではありません。
少なからずヒューマンエラーが生じてしまいます。
すると、保護者からの問い合わせとして、
「１年生の学年だよりにはこの行事が載っているけど、
４年生の学年だよりには載っていません。
どうしてですか？」
なんて電話が頻発してしまいます。
「各学年がしっかり確認して、管理職がダブルチェックすればいいじゃん！」
と思われると思いますし、本当におっしゃるとおりです。
しかし、人間の努力によって成立する方法より、
仕組みによって成立する方法にした方が、
効率的であり、確実性が上がるのです。
月行事予定を学校だよりに一元化！
そこで、各学年に関する行事を、予め学校だよりの月行事予定に加筆することで、
学校だよりを見れば全学年の月行事予定が分かる仕組みにしました。
そうすることで、各学年だよりに月行事予定を記載する必要がなくなり、
毎号Ａ３サイズで作成していた学年だよりが、Ａ４サイズになりました。
月行事予定を一元化した学校だよりの作成手順は以下の通りです。
| ①教務主任が基となる月行事予定を作成する。 |
| ②期限内に各学年が月行事予定に加筆する。 |
| ③管理職が最終確認して発行する。 |
やってみると、管理職の文書決裁数が激減！
月行事予定は学校だよりを見れば安心！
教員にとっても、保護者にとっても、分かりやすい情報共有の形を
実現することができました。
ゆくゆくは、学年だよりの連絡事項部分も全て学校だよりに一元化し、
学年だよりを作成する手間を軽減したいと考えています。
学年だよりの挨拶文作成や、隙間を埋めるイラスト貼りなどは
生産性の低い業務と考えていますので・・・
他校の参考になれば幸いです。
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